Spring til indhold

Længerevarende IT-nedbrud

Indsatsplan i tilfælde af længerevarende IT-nedbrud


Situation

 

 

I tilfælde af et længerevarende IT-nedbrud følger alle enheder indenfor LAER disse overordnede retningslinjer, tilpasset den enkelte enhed efter behov.

Ved IT-nedbrud forstås en situation, hvor kritiske systemer såsom Aula, KMD Institution osv. er utilgængelige i en længere periode, f.eks. pga. manglende forbindelse til internettet. Det er ikke muligt at tilgå eller udskrive vigtige oplysninger såsom elektronisk dokumentation, børnelister, kontaktoplysninger, f.eks. på forældre, oplysninger om medicinering og lignende

 

Eksempler på oplysninger der skal være tilgængelige i tilfælde af et længerevarende IT-nedbrud:

 

  • Ind- og udtjekning/overblik over tilstedeværende antal børn, som den kommunale enhed er ansvarlig for (særligt vigtigt i tilfælde af akut opståede situationer, f.eks. brand).
  • Kontaktoplysninger på forældre og nærmeste pårørende (hvordan kontaktes de f.eks. i akutte tilfælde?).
  • Oplysninger om medicin/medicinering i de tilfælde, hvor der er aftaler om dette.

 

Metoder til sikring af adgang til vigtige data:

 

  • Fysiske udskrifter der gemmes bag "dobbelt lås" og opdateres med jævne mellemrum.
  • Brug af en ekstern harddisk, der automatisk laver backup af relevante data.

 


Alarmering

 

 

Konstaterer medarbejderne et IT-nedbrud, tages der kontakt til dagtilbudsleder, Rikke Skude Ravnholdt.

Rikke Skude Ravnholdt kontakter andre institutioner i kommunen for at få et overblik over omfanget af nedbruddet.

Er det et enkelt IT-system, der ikke fungerer, kontaktes den pågældende leverandør.

Rikke Skude Ravnholdt eller pædagogisk leder kontakter kommunens IT-afdeling telefonisk ved længerevarende IT-nedbrud, dels for at orientere om problemet og for at finde ud af hvor udbredt/alvorligt problemet er, og om det kan afhjælpes centralt fra.

Ved behov for akut, kritisk IT-hjælp og/eller orientering af kommunens IT-afdeling i tilfælde af nedbrud ringes på tlf. 72 36 43 77, eller der skrives til isikkerhed@holb.dk

IT-vagten/vagttelefonen kan kontaktes ved nedbrud på kritiske IT-systemer udenfor normal arbejdstid på tlf. 72 36 1234.

It-vagten/vagttelefonen omfatter udelukkende kritiske IT f.eks. fejl eller nedbrud på:

 

  • fiberforbindelser
  • telefoniplatform
  • netværk
  • Office365 (generelt).

 


Opgaver

 

 

  • Forsøg at afdække årsager til- og omfanget af problemet.
  • Prioriter ressourcerne så de kritiske funktioner kan varetages (pasning af børn samt opretholdelse af sikkerhed og tryghed for børn (også i krisesituationer).
  • børn med særlige behov skal sikres, f.eks. ift. vigtig medicin.

 


Handling

 

 

Enhederne bør overveje følgende:

 

  • Hvordan tilgås /indhentes nødvendige oplysninger om børnene, når/hvis kritiske systemer er utilgængelige?
  • Overblik over børnene – hvordan?
  • Adgang til kontaktoplysninger og anden vigtig information om børn og forældre – hvordan?
  • Medicinhåndtering – hvordan sikres adgangen til disse oplysninger?

 


Ledelse og organisation

 

 

Krisestaben består af navngivne personer fra ledelsen og disses kontaktinformationer. Se "Delplan for Læring og Trivsel" for uddybelse af rollerne.

 

  • Rikke Skude Ravnholdt koordinerer indsatsen - evt. i samarbejde med kommunens IT-afdeling.
  • Rikke Skude Ravnholdt sørger for at holde medarbejderne orienteret.

 

I tilfælde af længerevarende IT-nedbrud der berører hele eller større dele af kommunen:

 

  • Rikke Skude Ravnholdt informerer chef for Læring og Trivsel, Karina Møller, som vurderer om Læring og Trivsels centrale krisestab skal aktiveres.

 


Bemanding og udstyr

 

 

Den pædagogiske leder, Lone Rasmussen, vurderer behovet for ekstra bemanding, f.eks. ved behov for udførelse af flere manuelle opgaver som følge af manglende adgang til fagsystemer.

 


Kommunikation

 

 

Se afsnit om alarmering.

 

Rikke Skude Ravnholdt varetager formidlingen af information til medarbejdere og forældre, og varetager efter behov information og kommunikation til/med systemleverandører, kommunens IT-afdeling og den centrale krisestab.

Ved nedbrud der berører hele/større dele af kommunen, sørger den centrale krisestab for orientering af relevante samarbejdspartnere (at elektronisk information ikke kan sendes og modtages).

 


Kontaktoplysninger

 

 

  • Pædagogisk leder, Lone Rasmussen, tlf. 72 36 73 00, email: lor@holb.dk
  • Områdeleder, Rikke Skude Ravnholdt, tlf. 72 36 88 29, email: rikr@holb.dk
  • Kommunens IT-afdeling, tlf. 72 36 43 77 (udenfor alm. arbejdstid, tlf. 72 36 12 34), email: isikkerhed@holb.dk
  • Chef for Læring og Trivsel, Karina Møller, tlf. 72 36 20 62, email: kmoll@holb.dk

  • Alternativt leder af Politik og Administration, Lasse Sømmergaard, tlf. 72 36 36 73, email: lasso@holb.dk

 


Øvrigt

 

 

Med henblik på GDPR opbevares personfølsomme oplysninger i fysiske udskrifter, harddiske, USB-sticks osv. efter dobbeltlås-princippet (et aflåst skab i et aflåst rum).

 



Feedback

Sidst opdateret

22.08.2023

Ansvarlig redaktør

Hanne Birgitte Hellisen